Mit dem Jahresbeginn 2019 traten viele Neuerungen im polnischen Arbeitsrecht in Kraft. Im heutigen Beitrag wird geben wir einen Überblick über die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Personalakten und die damit verbundenen Pflichten der Arbeitgeber.
- Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Personalakten
Nach den bisher geltenden Vorschriften waren Arbeitgeber verpflichtet, Personalunterlagen 50 Jahre lang nach Ende der Beschäftigung aufzubewahren. Ab dem 1. Januar 2019 ist diese Frist kürzer und beläuft sich auf 10 Jahre.
- Ausnahmen
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist kann unter Umständen länger sein. Das ist u.a. der Fall, wenn die Personalakte Beweis in einem Verfahren ist bzw. sein kann und der Arbeitgeber Partei dieses Verfahrens ist oder Information über die Einleitung eines Verfahrens bekommen hat.
Zudem können in den Sondervorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen werden (z.B. wenn der Arbeitgeber im Bereich der Bergbauarbeiten tätig ist).
- Vernichtung der Personalunterlagen nach Beendigung oder Erlöschen des Arbeitsverhältnisses
Nach den neuen Vorschriften kann der Arbeitnehmer die ihn betreffenden Personalunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bei dem ehemaligen Arbeitgeber abholen. Diesem Recht des Arbeitnehmers entspricht eine Informationspflicht des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer samt dem Arbeitszeugnis Folgendes mitzuteilen:
- die Aufbewahrungsfrist der Dokumentation bei dem Arbeitgeber;
- dass der Arbeitnehmer die Personalunterlagen bis Ende des Kalendermonats, der dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Personalunterlagen folgt, abholen kann;
- dass der Arbeitgeber die Dokumentation vernichtet, falls der Arbeitnehmer diese nicht binnen der angegebenen Frist abgeholt hat.
Zu beachten!
Die Vernichtung der Dokumentation ist Pflicht des Arbeitgebers! Hat der ehemalige Arbeitnehmer seine Personalakte nicht fristgerecht abgeholt, so muss der Arbeitgeber sie innerhalb von 12 Monaten nach dem Ablauf der Frist für die Abholung der Dokumentation vernichten lassen.
- Übergangsbestimmungen
Die verkürzte 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen betrifft nur Arbeitnehmer, die nach dem 1. Januar 2019 beschäftigt werden.
Für Arbeitnehmer, die vor diesem Tag beschäftigt wurden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
- Mitarbeiter, mit denen Arbeitsverhältnisse im Zeitraum von 01.01.1999 bis zum 31.12.2018 begründet wurden:
Für diese Gruppe der Arbeitnehmer gilt die 50-jährige Aufbewahrungsfrist der Personalakten. Diese Frist kann jedoch auf 10 Jahre verkürzt werden, sofern der Arbeitgeber eine Erklärung abgibt, in der er sich dazu bereit erklärt, Informationsberichte für alle in diesem Zeitraum beschäftigten Personen bei der Sozialversicherungsanstalt (poln. ZUS) einzureichen, und diese Berichte tatsächlich einreicht.
- Arbeitnehmer, die bis zum 31.12.1998 angestellt wurden:
Die Personalakten für solche Mitarbeiter müssen nach wie vor 50 Jahre lang aufbewahrt werden und die Aufbewahrungsdauer kann nicht nach den oben genannten Regeln verkürzt werden.
- Informationsberichte an ZUS
Die o.g. Möglichkeit der Verkürzung der Aufbewahrungsdauer sieht zwar einladend aus, ist aber in der Praxis nicht so einfach.
Die Informationsberichte sind für alle in dem Zeitraum vom 01. Januar 1999 bis zum 31. Dezember 2018 angestellten Arbeitnehmer und aufgrund Zivilverträge beschäftigten Mitarbeiter einzureichen. Die Vorbereitung dieser umfangreichen Berichte kann für den Arbeitgeber aufwendig sein. Obwohl der Arbeitgeber die o.g. Erklärung jederzeit und freiwillig abgegeben kann, kann er sie nur bis zur Vorlage des ersten Informationsberichtes wiederrufen. Wird der erste Bericht abgegeben, so muss der Arbeitgeber künftig Informationsberichte für alle Beschäftigten verbindlich abgeben.
Was ist für Arbeitgeber zu beachten?
- Bußgelder bei Verstößen gegen die Rechte der Arbeitnehmer
Bewahrt der Arbeitgeber die Dokumentation zum Arbeitsverhältnis und die Personalakten nicht entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Frist auf, verstößt er gegen Arbeitnehmerrechte. Geldbußen schwanken bei solchen Verstößen zwischen 1.000 PLN und 30.000 PLN.
- Die Aufbewahrungsfrist kann für jeweilige Beschäftigten verschieden sein. Prüfen Sie die Fristen für ihre Arbeitnehmer nach den o.g. Regeln.
- Beachten Sie die Sondervorschriften, nach denen unter Umständen längere Aufbewahrungsfristen gelten können.
