Am 1. Januar ist das Gesetz über die Änderung einiger Gesetze im Zusammenhang mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen und der Elektronisierung der Personalakten in Kraft getreten. Das Gesetz bringt viele Änderungen. In diesem Beitrag stellen wir die wichtigsten Informationen zur neu eingeführten Möglichkeit, die Personalakten der Arbeitnehmer elektronisch zu führen, und zu den damit verbundenen Pflichten der Arbeitgeber dar.
1. Elektronische Form der Personalakten
Eine der wesentlichsten Änderungen ist die Ermöglichung für Arbeitgeber, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehenden Unterlagen sowie die Personalakten in elektronischer Form zu führen und aufzubewahren. Bisher waren Arbeitgeber verpflichtet, die Personalakten von Mitarbeitern in Papierform zu führen. Elektronische Form war dabei fakultativ. Ab dem 1. Januar 2019 kann beliebig Papier- oder elektronische Form gewählt werden. Digitale Personalakte wird damit der in Papierform gleichgestellt. Es ist aber nicht möglich, die Personalakte teilweise in Papier- und teilweise in elektronischer Form zu führen.
Zusätzlicher Hinweis:
Der Umfang, die Art und Weise, die Voraussetzungen für die Führung, Aufbewahrung und Änderung der Form der Personalakten wurden in der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 10. Dezember 2018 geregelt.
2. Änderung der Form der Personalakten nach dem 1. Januar 2019
Der Arbeitgeber kann die Form der Personalakten jederzeit ändern, sowohl während als auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Der Wechsel von der Papierform auf elektronische Form erfolgt durch digitale Abbildung (z.B. Scan) und muss mit der elektronischen Signatur bzw. elektronischem Siegel des Arbeitgebers oder der elektronischen Signatur einer vom Arbeitgeber ermächtigten Person versehen werden, die die Übereinstimmung des Scans mit den Papierunterlagen bestätigt. Jeder Dokument muss gescannt und mit der Signatur versehen werden.
3. Informationspflicht beim Wechsel der Form der Personalakten
Ändert der Arbeitgeber die Form der Personalakten, muss er der Informationspflicht gegenüber den Arbeitnehmern nachkommen. Er muss seine Mitarbeiter über Folgendes benachrichtigen:
• dass sich die Form, in welcher Arbeitnehmerunterlagen im Betrieb geführt und aufbewahrt werden, geändert hat,
• dass sie die bisher in vorheriger Form aufbewahrten Personalunterlagen innerhalb von 30 Tagen entgegennehmen können.
Nimmt der Arbeitnehmer die Personalunterlagen innerhalb der obengenannten Frist nicht entgegen, so kann der Arbeitgeber die in vorheriger Form aufbewahrten Dokumente vernichten.
Praktischer Hinweis:
Die Information soll den Mitarbeitern in der Weise, die im Betrieb üblich ist, mitgeteilt werden. Das heißt: sie kann z.B. durch Aushang oder im Wege einer innenbetrieblichen Verordnung veröffentlicht werden.
Zu beachten ist, dass die Informationspflicht nicht nur die gegenwärtig Beschäftigten, sondern auch die ehemaligen Arbeitnehmer betrifft.
Was müssen Arbeitgeber beachten?
Als eine der Arbeitgeberpflichten gilt es, die mit den Arbeitsverhältnissen im Zusammenhang stehende Dokumentation und die Personalakten der Arbeitnehmer zu führen sowie diese Dokumentation und die Personalakten so aufzubewahren, dass ihnen keine Beschädigung oder Zerstörung droht. Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach, verstößt er gegen durch das Arbeitsrecht geschützte Arbeitnehmerrechte und unterliegt einer Geldbuße von 1.000 PLN bis 30.000 PLN.
Insbesondere vor diesem Hintergrund ist Arbeitgebern Folgendes zu empfehlen:
• Trifft der Arbeitgeber die Entscheidung, dass z.B. ab dem 1. März 2019 die Personalakten elektronisch geführt werden, muss die digitale Akte alles beinhalten, was es bisher in Papierversion gegeben hat. Die elektronischen Personalunterlagen müssen vollständig sein und den ganzen Verlauf der Beschäftigung des Arbeitnehmers umfassen. Dabei muss der gesetzlich vorgeschriebene Ablauf beim Wechsel der Form der Personalakten beachtet werden.
• Bei der Wahl der elektronischen Form müssen die Personalakten mit noch größerer Sorgfalt geführt werden. Bei einer Kontrolle wird es nicht möglich sein, sie zu vervollständigen oder zu ergänzen.
• Die Arbeitgeber müssen überlegen, wie die elektronische Dokumentation im Falle einer Kontrolle bereitgestellt wird, z.B. ob sie auf einer CD-Platte, einem USB-Stick oder in einer „Datenwolke“ („Cloud-Computing“) zugänglich gemacht wird. Dabei sollen sie den datenschutzrechtlichen Bestimmungen besondere Aufmerksamkeit schenken.
Das o.g. Gesetz bringt auch wesentliche Änderungen zur Dauer der Aufbewahrung von Personalakten. Einen Überblick darüber geben wir im nächsten Beitrag. Wir laden Sie schon jetzt ein, unseren Blog in der kommenden Woche zu besuchen!
