Der polnische Gesetzgeber hat sich entschieden, Compliance-Maßnahmen als Standardlösung für Unternehmen einzuführen. Diesem Zweck dienen neue Gesetzesentwürfe, die voraussichtlich 2018 in Kraft treten. Die Vorbereitungen auf neue Vorschriften sind rechtzeitig vorzunehmen, denn für die Nichteinhaltung der gesetzlichen Pflichten können empfindliche Strafen gegen die Gesellschaft und seine Geschäftsführer verhängt werden.
Der Gesetzesentwurf über die Transparenz des öffentlichen Lebens
Eine der letzten viel diskutierten Rechtsänderungen ist der Gesetzesentwurf über die Transparenz des öffentlichen Lebens vom 8. Januar 2018[1]. Die Vorschriften werden auf diejenigen Unternehmer Anwendung finden, die in mindestens einem der letzten zwei Geschäftsjahre:
- im Jahresdurchschnitt mindestens 50 Arbeitnehmer beschäftigt haben UND
- aus dem Verkauf von Waren, Erzeugnissen und Dienstleistungen sowie aus Finanzgeschäften einen Jahresnettoumsatz erzielt haben, der den in PLN angegebenen Gegenwert von mindestens 10 Millionen Euro betragen hat oder die Summen der Aktiva der zum Ende eines dieser Geschäftsjahre erstellten Bilanz den in PLN angegebenen Gegenwert von mindestens 10 Millionen Euro betragen haben.
Es bedeutet, dass das Gesetz u.a. Unternehmen mit ausländischer Kapitalbeteiligung, die die vorgenannten Voraussetzungen erfüllen, betreffen wird.
Pflichten
Die wichtigsten Änderungen, die auch durch Unternehmen mit ausländischer Kapitalbeteiligung berücksichtigt werden sollen, sind Pflichten hinsichtlich der Bekämpfung korrupter Praktiken und die Einführung des Whistleblower-Schutzes.
Die Unternehmer sind laut dem Gesetzesentwurf verpflichtet, interne Verfahren zur Korruptionsbekämpfung anzuwenden, d.h. organisatorische, personelle und technische Maßnahmen, die der Begehung von Straftaten wie Bestechung, unerlaubte Einflussnahme, Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr, Geldwäsche durch Personen, die im Namen des Unternehmers handeln, vorbeugen sollen.
Als Mindestmaßnahmen sind folgende Beispiele angegeben:
- Verhinderung der Entstehung von Mechanismen zur Finanzierung von Kosten, der Gewährung von Vermögens- und persönlichen Vorteilen, darunter bei Verwendung des Unternehmensvermögens (Fall: schwarze Kassen ⇒ Verbot);
- Informierung der vom Unternehmer beschäftigten Personen über die strafrechtlichen Haftung für Korruptionsstraftaten (wiederholte, nicht nur einmalige Schulungen);
- Einführung der Klauseln in die Verträge mit den Arbeitnehmern und Geschäftspartnern, laut denen kein Teil der Vergütung für die Vertragserfüllung zur Deckung von Kosten der Gewährung von Vermögens- und persönlichen Vorteilen dient (Änderung im Rahmen der Vertragsverhältnisse).
Zu den weiteren Pflichten der Unternehmer gehören die Erstellung und Einführung:
- eines Antikorruptionskodexes des Unternehmens, als Erklärung über die Ablehnung von Korruption, der von jedem Arbeitnehmer, Mitarbeiter und jedem anderen Wirtschaftsteilnehmer, der für den Unternehmer handelt, unterschrieben wird;
- eines internen Verfahrens und Richtlinien hinsichtlich der Annahme von Geschenken und anderen Vergünstigungen durch die Mitarbeiter;
- eines Verfahren zur Benachrichtigung zuständiger Organe des Unternehmers über Bestechungsversuche;
- interner Verfahren für den Umgang mit gemeldeten Missständen – Whistleblowing (insgesamt als Pflichten zur Umsetzung interner Verfahren).
Es ist zu betonen, dass die Pflichten sowohl organisatorische, als auch personelle und technische Maßnahmen umfassen.
Für die Umsetzung einer vollständigen Compliance-Struktur ist also wichtig, dass die erstellten Kodizes und Verfahren (organisatorische Maßnahmen) sachkundig umgesetzt, überwacht und aktualisiert werden. Dementsprechend ist die Stelle eines Compliance Officers zu schaffen bzw. die Pflichten eines Compliance Officers sind einer bereits bestehenden Stelle zuzuschreiben.
Als technische Maßnahmen wäre bspw. die Einführung einer entsprechenden Software, die anonyme Meldungen von Missständen ermöglicht, angezeigt.
Strafen
Gegen Unternehmer, die keine internen Antikorruptionsverfahren erstellen oder sie nicht anwenden, und die Person, die im Namen des jeweiligen Unternehmers handelt, für die Begehung bestimmter Korruptionsstraftaten strafrechtlich verfolgt wird, kann eine Geldstrafe in Höhe von 10.000 bis zu 10.000.000 PLN verhängt werden. Dasselbe gilt wenn die bestehenden Antikorruptionsverfahren nur scheinbar oder unwirksam sind. Als zusätzliche Strafe ist der Ausschluss von der Teilnahme an Vergabeverfahren für den Zeitraum von 5 Jahren vorgesehen.
Über weitere Gesetzesentwürfe, die neue Compliance-Pflichten für Unternehmer ab 2018 einführen, werden wir Ihnen in unseren nächsten Beiträgen berichten.
[1] Gesetzesentwurf aus der Internetseite des Gesetzgebungszentrums der Regierung (RCL): http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12304351 [letzter Zugang: 04.02.2018].
