Die datenschutzrechtlichen Regelungen wirken sich auch auf die Pflichten der Bieter in einer öffentlichen Ausschreibung aus. Welche Änderungen im Vergaberecht sind im Hinblick auf die DSGVO zu erwarten?
Personenbezogene Daten im Vergabeverfahren
Es ist unbestritten, dass in einem Vergabeverfahren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Personenbezogene Daten betreffen den Bieter (wenn der Bieter eine selbständige Gewerbetätigkeit ausübt), seine Bevollmächtigten sowie diejenigen Personen, deren Daten im Rahmen der Eignungsprüfung angegeben werden. Obwohl personenbezogene Daten geschützt werden sollen, müssen Bieter jedoch auch das vergaberechtliche Transparenzgebot beachten (darüber haben wir hier berichtet). Für die Bieter ist jedoch nicht immer klar, welche personenbezogene Daten offengelegt werden können und welche geschützt werden sollen.
Leitlinie des Vergabeamtes zum Datenschutz
Der Präsident des polnischen Vergabeamtes hat auf diesen Klärungsbedarf reagiert und angekündigt, dass u.a. für Bieter praktische Leitlinien betreffend die Verarbeitung personenbezogener Daten im Vergabeverfahren ausgearbeitet werden. Zweck der Leitlinien ist es, bewährte Verfahren für den Datenschutz in den öffentlichen Ausschreibungen zu verbreiten. Die erste Leitlinie des Präsidenten des Vergabeamtes ist schon herausgegeben worden [1]. Obwohl sie sich vor allem auf die Pflichten der öffentlichen Auftraggeber konzertiert, enthält sie auch Hinweise für Bieter.
Die Bieter unterliegen auch den Informationspflichten nach der DSGVO. Wenn sie also personenbezogene Daten erheben, um diese dann in einem Angebot zu nutzen, müssen sie gegenüber den Betroffenen (d.h. gegenüber ihren Arbeitnehmern, jeweiligen freien Mitarbeitern und Mitarbeitern ihrer Subunternehmen) erforderliche Informationen nach Art. 13 und 14 der DSGVO erteilen. Darüber hinaus, sind die Bieter während des Vergabeverfahrens auch dazu verpflichtet, nebst dem Angebot eine Erklärung abzugeben, dass sie den Informationspflichten nachgekommen sind.
Geplante Änderungen des Vergaberechts
Im Hinblick auf die Regelungen der DSGVO wurden Änderungen in vielen polnischen Gesetzen, u.a. in dem Vergabegesetz, vorbereitet [2]. Die geplante Novelle des Vergabegesetzes soll regeln, wie die Betroffenen (z.B. Bieter und Subunternehmer, die eine selbständige Gewerbetätigkeit ausüben, ihre Ansprechpartner und übrige Personen, die an der Vertragsdurchführung teilnehmen werden) ihre Rechte nach DSGVO im Vergabeverfahren ausüben können. Angesichts des besonderen Charakters der öffentlichen Ausschreibungen können sie nämlich nicht von allen Rechten Gebrauch machen.
Das Auskunftsrecht gemäß DSGVO soll in dem Vergabeverfahren nicht unbeschränkt sein. Wäre die Erfüllung der Auskunftspflicht gegenüber der betroffenen Person mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden, kann der öffentliche Auftraggeber von dem Antragsteller zusätzliche Informationen verlangen. Die betroffene Person muss dann in ihrem Antrag genauere Angabe machen, insbesondere zur Bezeichnung oder zum Datum der öffentlichen Ausschreibung.
Nach den geplanten Änderungen des Vergaberechts kann die Ausübung des Rechts auf Berichtigung nicht die Wirkung haben, dass entweder das Ergebnis des Vergabeverfahrens geändert wird oder die Änderungen der Vertragsbestimmungen gesetzwidrig sein werden.
Auch das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung soll beschränkt werden. Die Ausübung dieses Rechts im Vergabeverfahren soll die Verarbeitung personenbezogener Daten bis zur Beendung des Verfahrens nicht einschränken.
Transparenzbeschränkung
Einer der Grundsätze des Vergabeverfahrens ist das Transparenzgebot, nach dem die sämtliche Dokumentation des Vergabeverfahrens öffentlich zugänglich sein muss. Nach den vorgeschlagenen Änderungen soll dies jedoch für personenbezogene Daten besonderer Kategorien (z.B. Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben, Daten zu politischen Meinungen) nicht gelten. Sollte der Bieter beantragen, das Protokoll von dem Vergabeverfahren nebst den Anlagen zur Verfügung zu stellen, dann können diese Unterlagen ohne Daten besonderer Kategorien offengelegt werden.
Die vorgeschlagenen Vorschriften sollen jedoch den Regelungen betreffend das Betriebsgeheimnis nicht entgegenstehen.
Übermittlung von Arbeitsverträgen in der öffentlichen Ausschreibung
Die geplanten Vorschriften sollen auch regeln, welche Informationen die Vergabestelle von den Bietern betreffend das eingestellte Personal verlangen kann. Der Auftraggeber kann nämlich fordern, dass die bei der Auftragsausführung beteiligten Personen aufgrund eines Arbeitsvertrages beschäftigt werden. Diesbezüglich kann die öffentliche Stelle den Bieter und das jeweilige Subunternehmen kontrollieren. Die Vergabestellte ist berechtigt, zum Nachweis der Erfüllung dieser Pflicht vom Bieter folgende Unterlagen zu fordern:
- eine Erklärung von dem Bieter oder Subunternehmen, dass sie ihre Mitarbeiter aufgrund eines Arbeitsvertrages beschäftigen,
- beglaubigte Kopien der mit den Mitarbeitern abgeschlossenen Arbeitsverträge,
- andere Unterlagen, mit denen nachgewiesen werden kann, dass die Mitarbeiter aufgrund eines Arbeitsvertrages eingestellt sind, insbesondere Unterlagen mit folgenden personenbezogen Daten: Vorname und Name des Mitarbeiters, das Datum des Vertragsabschlusses, die Art des Arbeitsvertrages, der Umfang der Aufgaben des Arbeitnehmers.
Fazit
Informationspflichten spielen nach den Vorschriften der DSGVO eine große Rolle. Deswegen müssen Bieter erforderliche Informationen gegenüber den an dem Vergabeverfahren beteiligten natürlichen Personen erteilen. Nach den vorgeschlagenen Änderungen zum Vergaberecht sollen die Möglichkeiten begrenzt werden, sich auf das Betriebsgeheimnis zwecks Verweigerung der Offenlegung personenbezogener Daten zu stützen.
[1] Leitlinie des Präsidenten des Vergabeamtes betreffend Durchführung des Vergabeverfahrens unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, veröffentlichet am 25.05.2018, Quelle: https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/rodo-w-zamowieniach-publicznych [letzter Zugang: 17.07.2018]
[2] Entwurf des Gesetzes zur Änderung bestimmter anderer Gesetzen im Hinblick auf die Anwendung der Verordnung Nr. 2016/679 vom 7.06.2018, Quelle: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12302951 [letzter Zugang: 17.07.2018]
mec. Anna Materla
Izabella Sobieraj
