Der polnische Sejm verabschiedete am 10.05.2018 das neue Datenschutzgesetz. Die neuen Vorschriften wurden auch schon durch den Senat (zweite Parlamentskammer) angenommen und sollen am 25.05.2018 in Kraft treten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass das Gesetz wie geplant in Kraft tritt.
Neben einer umfassenden Datenschutzregelung führt das Gesetz wesentliche Änderungen hinsichtlich der Mitarbeiterüberwachung ins Arbeitsgesetzbuch ein, die voraussichtlich schon ab dem 25.05.2018 Anwendung finden.
Zulässige Überwachungszwecke
Dem Gesetzentwurf zufolge ist die Beobachtung des Betriebsgeländes durch Einsatz technischer Mittel zur Bildaufzeichnung (Videoüberwachung) erlaubt, wenn dies zur Sicherheit der Mitarbeiter, zum Schutz des Eigentums oder zur Produktionskontrolle erforderlich ist. Darüber hinaus ist auch der Einsatz von Kameras am Arbeitsplatz zur Wahrung der Vertraulichkeit von Informationen zulässig, wenn dem Arbeitgeber durch die Offenlegung solcher Informationen Schaden entstehen könnte.
Mit dem Gesetz wird somit ins Arbeitsgesetzbuch ein Katalog zulässiger Zwecke eingeführt, für welche die Videoüberwachung eingesetzt werden kann.
Wo und wie darf der Arbeitgeber überwachen?
Sanitär- und Umkleideräume, Kantinen, Raucherräume wie auch Räume, die betrieblichen Gewerkschaftsorganisationen zur Verfügung gestellt werden, sind demnach von der Videoüberwachung ausdrücklich ausgeschlossen. In Ausnahmefällen können Kameras in solchen Bereichen installiert werden, sofern dies dem gesetzlich vorgesehenen Zweck dient und weder die Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitern verletzt noch in den Schutzbereich der Freiheit und Unabhängigkeit von Betriebsgewerkschaften eingreift (vor allem durch Sicherstellung, dass die Identifikation von Personen unmöglich ist). Da es sich dabei um eine neue Regelung handelt, ist bei der Inanspruchnahme dieser Ausnahmen Vorsicht geboten, insbesondere auch im Hinblick auf den Standpunkt des Generalinspektors für den Schutz personenbezogener Daten (poln.: GIODO), den diese oberste Datenschutzinstanz insoweit bisher vertreten hat.
Aufbewahrung der Aufzeichnungen
Das Gesetz bestimmt die Aufbewahrungsfrist von Videoaufzeichnungen sowie deren Verarbeitungszwecke. Der Arbeitgeber kann demnach das aufgezeichnete Material ausschließlich zweckgebunden verarbeiten und nicht länger als 3 Monate ab Aufzeichnung aufbewahren.
Diese Frist kann verlängert werden, wenn die Aufzeichnungen Beweismaterial in einem Verfahren darstellen oder der Arbeitgeber Kenntnis davon erlangt hat, dass sie als Beweis in einem Verfahren dienen können. Die Frist für die Aufbewahrung (Verarbeitung) der Aufzeichnungen verlängert sich dann bis eine rechtskräftige Entscheidung vorliegt.
Nach Ablauf der gesetzlichen Verarbeitungsfristen sind die Aufzeichnungen mit den im Rahmen der Videoüberwachung erhobenen personenbezogenen Daten zu vernichten, es sein denn, die einschlägigen Vorschriften dies anders bestimmen.
Neue Pflichten für Arbeitgeber
Das Gesetz schreibt vor, wie die Videoüberwachung im Betrieb einzusetzen ist, was bisher auch nicht geregelt war. Die Zwecke, der Umfang sowie die Modalitäten der Videoüberwachung sind nunmehr im Tarifvertrag, in der Arbeitsordnung bzw. in einer Bekanntmachung festgehalten, sofern der Arbeitgeber nicht tarifgebunden bzw. nicht verpflichtet ist, eine Arbeitsordnung im Betrieb aufzustellen.
Will der Arbeitgeber die Videoüberwachung in seinem Betrieb einsetzen, so muss er entsprechende Modalitäten insoweit entweder in den Tarifvertrag oder in die Arbeitsordnung aufnehmen oder die Grundsätze der Videoüberwachung in einer Bekanntmachung mitteilen. Das Gesetz sieht keine Übergangsregelungen in Bezug auf diese Pflicht vor. Tritt das Gesetz wie geplant zum 25.05.2018 in Kraft, so gilt auch diese Regelung ab diesem Zeitpunkt. Daher empfehlen wir dringend, innerbetriebliche Arbeitsordnungen bzw. Tarifverträge unverzüglich auf die neuen Anforderungen zu überprüfen und ggf. anzupassen.
Neben der Aufnahme der Videoüberwachung-Regelung in die innerbetrieblichen Rechtsakte dürfte das Gesetz auch zwei neue Informationspflichten für Arbeitgeber in diesem Bereich zur Folge haben:
- Der Einsatz der Videoüberwachung ist den Mitarbeitern auf die beim Arbeitgeber übliche Weise spätestens zwei Wochen vor Inbetriebnahme mitzuteilen.
- Neue Mitarbeiter sind vor Arbeitsaufnahme über die Zwecke, den Umfang sowie die Modalitäten der Videoüberwachung schriftlich zu unterrichten.
Tritt das Gesetz wie geplant in Kraft, sind neueinzustellende Mitarbeiter ab dem 25.05.2018 über die Videoüberwachung zusätzlich zu informieren. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber neue Unterlagen erstellen muss und dafür zu sorgen hat, dass diese nun dem neuen Arbeitnehmer übermittelt werden.
Bei Einsatz der Videoüberwachung im Betrieb muss der Arbeitgeber auch dafür sorgen, dass die überwachten Räume und Flächen spätestens einen Tag vor Beginn der Überwachung sichtbar und lesbar (mittels verständlicher Bild- oder Toninformation) gekennzeichnet werden.
Überwachung des E-Mail-Verkehrs
Nach dem Gesetzentwurf kann der Arbeitgeber weiterhin dienstliche E-Mails kontrollieren, wenn dies im Hinblick auf die Arbeitsorganisation unentbehrlich ist, so dass damit die volle Nutzung der Arbeitszeit sowie ordnungsgemäße Verwendung der dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel gewährleistet werden kann.
Bei der E-Mail-Überwachung ist allerdings darauf zu achten, dass weder das Korrespondenzgeheimnis noch sonstige Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzt werden.
Für die Kontrolle des E-Mail-Verkehrs gelten entsprechend die gleichen Grundsätze wie für die Videoüberwachung des Betriebes:
- Die Zwecke, der Umfang und die Art und Weise, wie die E-Mails kontrolliert werden, sind in den Tarifvertrag bzw. in die Arbeitsordnung aufzunehmen oder in einer Bekanntmachung festzuhalten, sofern der Arbeitgeber nicht tarifgebunden ist bzw. die Pflicht zur Aufstellung einer Arbeitsordnung ihn nicht trifft;
- Über den Einsatz der E-Mail-Überwachung hat der Arbeitgeber seine Mitarbeiter in betriebsüblicher Form mindestens zwei Wochen vorher zu unterrichten;
- Neue Mitarbeiter sind über die Zwecke, den Umfang und Art und Weise, wie die Überwachung dienstlicher E-Mails durchgeführt wird, vor Arbeitsaufnahme schriftlich zu informieren;
- Arbeitsräume und sonstiges Betriebsgelände, auf dem die Kontrolle des E-Mail-Verkehrs durchgeführt wird, sind spätestens einen Tag vor dem Einsatz der Überwachungsmaßnahmen zu kennzeichnen.
Empfehlungen für die Praxis:
- Bitte prüfen Sie, ob und wenn ja, welche Überwachungsformen bei Ihnen im Betrieb zum Einsatz kommen,
- Bitte prüfen Sie, ob und wenn ja, in welchem Umfang die Überwachungsgrundsätze in die innerbetrieblichen Regelungen aufgenommen wurden,
- Bitte prüfen Sie schließlich auch, wie die überwachten Arbeitsräume und -bereiche gekennzeichnet sind und wie die Aufzeichnungen gespeichert/ aufbewahrt werden.
Sollte das Gesetz zum 25.05.2018 in Kraft treten, womit sehr wahrscheinlich zu rechnen ist, müssen auch zusätzlich Informationen für neueinzustellende Mitarbeiter vorbereitet werden.
Sind in Ihren Arbeitsordnungen bzw. Tarifverträgen keine Regelungen zur Videoüberwachung oder E-Mail-Kontrolle enthalten, obwohl diese Überwachungsmaßnahmen bei Ihnen im Betrieb zum Einsatz kommen, so empfehlen wir ggf. notwendige Anpassungen zu veranlassen. Zwar gibt es kaum Chancen die Änderungen zu den Arbeitsordnungen oder Tarifverträgen noch vor dem 25.05.2018 oder wenigstens zu diesem Zeitpunkt zu verabschieden, dennoch ist anzuraten, sich auf die Einführung der Änderungen vorzubereiten und diese z.B. den Betriebsgewerkschaften anzukündigen, um dadurch die anstehenden Konsultationsvorgänge zu verkürzen.
