Eine nicht ordnungsgemäß geleistete Sicherheit (auch als Vadium oder Bietergarantie bezeichnet, poln.: wadium) ist ein Grund für die Angebotsablehnung. Obwohl die Sicherheit in verschiedenen Formen geleistet werden kann, ist eine Bankgarantie die beliebteste Form. Sie ist zwar die bequemste und oft die billigste Form der Sicherheitsleistung, doch man kann hier leicht einen Fehler machen. Die Nationale Berufungskammer (poln. Krajowa Izba Odwoławcza) hat eine Reihe von Anforderungen entwickelt, die Garantieurkunden zu erfüllen haben. Es wird unter anderem betont, dass das in Form einer Garantieurkunde geleistete Vadium ebenso leicht beitreibbar sein muss wie Bargeld. Der Bieter muss daher bei der Erstellung eines solchen Dokuments die im professionellen Geschäftsverkehr geforderte Sorgfalt einhalten. Die Ordnungsmäßigkeit der jeweils vorgelegten Garantieurkunde wird oft zunächst von konkurrierenden Bietern geprüft. Und die wollen doch den erfolgreichen Bieter von der Teilnahme am Verfahren ausschließen. Erfahren Sie, welche Fehler in diesem Bereich am häufigsten gemacht werden.
Voraussetzungen für die Zurückbehaltung der Bietergarantie
Eine Garantieurkunde (einer Bank oder Versicherungsgesellschaft) muss zu ihrer Wirksamkeit Voraussetzungen für die Einlösung der der Garantie enthalten. Diese müssen mit den im polnischen Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen genannten Gründen für den Verfall des Vadiums übereinstimmen. In der Praxis wird in der Garantieurkunde entweder der Inhalt der einschlägigen Bestimmungen des polnischen Gesetzes, d. h. Art. 46 Abs. 4a und Abs. 5 zitiert oder es gibt einen allgemeinen Hinweis auf die mögliche Inanspruchnahme der Garantie in den in den oben genannten Bestimmungen angegebenen Fällen. Beide Lösungen sind im Prinzip richtig. Zu beachten ist jedoch, dass das Gesetz, darunter die Bestimmungen über die Zurückbehaltung der Bietergarantie häufig Änderungen erfahren. Die jeweils angeführte Vorschrift muss daher genau zitiert werden und dabei mit dem zum Zeitpunkt des jeweiligen Verfahren aktuellen Wortlaut übereinstimmen. Selbst die Bezugnahme auf das polnische Gesetz muss ebenfalls korrekt sein, d. h. es muss auf den Text des Rechtsakts verwiesen werden, der im jeweiligen Fall anwendbar ist. Sind der Verweis oder das Zitat ungenau , kann die Berufungskammer annehmen, dass die Garantieurkunde nicht ordnungsgemäß erstellt wurde. Dies kann der Fall sein, wenn, wenn die in der Garantieurkunde beschriebenen Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Bietergarantie von denen im Gesetz abweichen.
Darüber hinaus muss die Garantie unbedingt, auf erstes Anfordern des Auftraggebers sofort fällig sein und eine Feststellung enthalten, dass die Garantie dem polnischen Recht und der polnischen Gerichtsbarkeit unterliegt. Auch wenn diese Bedingungen vom öffentlichen Auftraggeber in der Spezifikation der wesentlichen Auftragsbedingungen nicht angegeben werden, ist dies die allgemeine Erwartung der Auftraggeber in Bezug auf den Inhalt der Garantieurkunden, die von der Berufungskammer in vollem Umfang akzeptiert wird.
Parteienbezeichnung
In der Garantieurkunde sind jeweils die Bezeichnung des Verfahrens, die Daten des öffentlichen Auftraggebers und des Bieters anzugeben.
Das Garantiedokument soll sehr sorgfältig vorbereitet werden. Es ist äußerst wichtig, die Parteien des Verfahrens korrekt zu bezeichnen. Eine häufige Rüge von Konkurrenten ist die Angabe falscher Daten des Bieters aufgrund eines Fehlers in der Firma des Bieters oder seiner Anschrift, der bezüglich der Bietersidentität irre führend sein kann. Beispielhaft kann die Angabe der falschen Rechtsform des Bieters – z.B. Gesellschaft mit beschränkter Haftung anstelle von Aktiengesellschaft – unter den gegebenen Umständen als ein Fehler und somit Grund für die Angebotsablehnung gelten.
Bieter, die sich gemeinsam um einen Auftrag bewerben, z. B. im Rahmen eines Konsortiums (Bietergemeinschaft), müssen beachten, dass es nicht ausreicht, in der Garantieurkunde nur den Konsortiumsleiter anzugeben. Im Dokument müssen sowohl der Federführer als auch alle übrigen Mitglieder der Bietergemeinschaft benannt werden.
Gültigkeitsdauer
Eine Garantie wird für einen bestimmten Zeitraum ausgestellt, dessen Ende zumindest mit dem Ablauf der Angebotsbindefrist zusammenfallen muss. Deckt die Garantie einen kürzeren Zeitraum ab,so ist sie unwirksam, da sie keine angemessene Sicherheit für das Interesse des Auftraggebers darstellt. Wird das Verfahren verlängert, hat der Bieter von sich aus oder auf Aufforderung des öffentlichen Auftraggebers die Gültigkeitsdauer der Garantie zu verlängern.
Berichtigung und Nachreichung nicht möglich
Die Garantieurkunde muss dem Auftraggeber als Anlage zum Angebot im Original vorgelegt werden. Es genügt nicht, eine Kopie oder einen Scan einzureichen (der Auftraggeber kann eine Kopie nur zusätzlich verlangen).
Im Gegensatz zu Eigenerklärungen des Bieters oder den Unterlagen zur Bestätigung der Einhaltung der Teilnahmebedingungen ist eine Bank- bzw. Versicherungsgarantie ein Dokument, das laut Gesetz nicht berichtigt oder nachgereicht werden kann. Aus diesem Grund können jegliche , auch anscheinend unerhebliche, Fehler zur Ablehnung des Bieterangebots führen.
Izabella Sobieraj
