Ab dem 18. Oktober 2018 sollte die vollständige Elektronisierung des öffentlichen Auftragswesens in Polen in Kraft treten. Grundsätzlich sollte die elektronische Kommunikation ab diesem Zeitpunkt für alle Verfahren gelten, unabhängig vom Auftragswert. Aufgrund der Probleme, die mit ihrer Einführung verbunden sind, wird die Elektronisierung des Vergabeprozesses höchstwahrscheinlich in mehreren Stufen durchgeführt werden. Gesetzgeberische Arbeiten daran sind im Gang.
Pflicht zur elektronischen Kommunikation
Gemäß den Vergaberichtlinien muss die Kommunikation zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Bieter bei Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte in den Mitgliedstaaten vollständig auf elektronischem Wege erfolgen. Diese Lösung wurde bisher in Polen nicht angewendet, aber der polnische Gesetzgeber hat bei der Umsetzung der Vergaberichtlinien beschlossen, diese Regel auch auf öffentliche Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte auszuweiten..
Nach polnischem Recht ist unter dem Begriff der elektronischen Kommunikation elektronische Übermittlung von Informationen in allen Phasen des Verfahrens zu verstehen. Angebote, Anträge auf Teilnahme am Verfahren sowie alle Erklärungen von Bietern sollen künftig in elektronischer Form abgegeben und vor allem mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Anderenfalls droht die Nichtigkeit. Gesetzgeberische Arbeiten zur vollständigen Elektronisierung des öffentlichen Vergabewesens laufen bereits. Ein Ergebnis davon ist die Einführung der elektronischen Version der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung. Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung wird seit dem 18. April 2018 per E-Mail übermittelt und muss mit einer elektronischen Signatur des Bieters versehen werden.
Vorteile der elektronischen Vergabeplattform „e-Zamówienia“ (dt.: e-Vergabe)
Nach polnischem Vergaberecht bestand bisher keine Pflicht, zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Bietern in einem so großen Ausmaß elektronisch zu kommunizieren, wie dies nach Gesetzesänderungen vorgesehen ist (elektronische Kommunikationsmittel kamen erst nach Einreichung der Angebote und im Beschwerdeverfahren zum Einsatz, Angebote konnten hingegen nicht in elektronischer Form eingereicht werden). Von daher verfügen viele Auftraggeber nicht über eine geeignete technische Infrastruktur. Auch Bieter, vor allem kleinere Unternehmen, fürchten die neuen Regelungen und Schwierigkeiten, die in der Anfangsphase nach dem Inkrafttreten der Vorschriften ,mit Sicherheit auftreten.
Um den Prozess der Elektronisierung des öffentlichen Vergabewesens zu erleichtern, hat das polnische Ministerium für Digitalisierung vor, eine zentrale gemeinsame Plattform für Auftraggeber und Bieter einzurichten, die jeder Teilnehmer nutzen kann. Zu diesem Zweck hat das Ministerium am 6. April 2018 einen Vertrag über „Konzeption, Aufbau und Implementierung der Plattform „e-Zamówienia“ einschl. Hosting-Service“ mit Enterprise Services Polska Sp. z o.o. abgeschlossen.
Zwischenlösung
Mit diesem Vertrag wird jedoch die Inbetriebnahme der e-Plattform vor dem 18. Oktober 2018 nicht gewährleistet. Aus diesem Grund hat das Ministerium für Digitalisierung einer vorläufige Lösung angekündigt – und zwar die Einrichtung eines Mini-Portals für e-Vergabe. Es wird vom öffentlichen Auftraggeber in Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte bis zum Start der eigentlichen Plattform e-Vergabe genutzt. Bei Verfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte wird die Frist für die Umsetzung der vollständigen elektronischen Kommunikation aller Wahrscheinlichkeit nach bis zum Ende 2019 verschoben. Es wird daran bereits gearbeitet.
Die vorläufige Lösung bietet nach Einschätzung des Amtes für das öffentliche Auftragswesen (der zentralen Behörde, die das öffentliche Beschaffungssystem in Polen beaufsichtigt) folgende Vorteile:
1. Sie erhöht die Chancen auf eine bessere Vorbereitung von Bietern, insbesondere kleinerer und mittlerer Unternehmen, auf die Elektronisierung von Auftragsvergaben, einschließlich der Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur;
2. Sie bietet kleineren Unternehmen bessere Möglichkeiten, sich auf die Einführung elektronischer Instrumente für die Teilnahme am Vergabeverfahren vorzubereiten;
3. Sie lässt die Risiken beschränken, dass weniger Angebote abgegeben bzw. Verfahren wegen des Fehlens ordnungsgemäß abgegebener Angebote annulliert werden, da kleinere Bieter keine elektronische Signatur besitzen.
Aufgrund der fortschreitenden Elektronisierung und der weit verbreiteten Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen sollten sich Bieter darüber schon jetzt informieren.
Izabella Sobieraj
