Die neuesten Leitlinien der polnischen Datenschutzbehörde geben einen Überblick darüber, was Unternehmen in Polen bei der Einstellung von Arbeitskräften beachten müssen, um datenschutzrechtlich konform zu sein.
Leitlinien der polnischen Datenschutzbehörde bei Arbeitsverhältnissen
Die polnische Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Poln. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) hat in ihren letzten Leitlinien[1] auf den Datenschutz bei Arbeitsverhältnissen, darunter auch bei Bewerbungsverfahren, hingewiesen. In einem Bewerbungsverfahren sind nicht nur die Vorschriften der DSGVO, sondern auch die nationalen Regelungen des Arbeitsrechts zu beachten.
Datenminimierung in Recruiting-Prozessen
Der Arbeitgeber darf in einem Recruiting-Prozess nur jene Daten verlangen, die in den einschlägigen Vorschriften vorgesehen sind. Es sind die Namensdaten (Vor- und Nachname, Vornamen der Eltern), das Geburtsdatum, die Kontaktdaten und die Angaben zu Ausbildung, Qualifikationen und Berufserfahrung (Angaben zu den Schulen, Studien, Schulungen und Kursen, bisherigen Arbeitgebern, Stellen und Aufgabenbereichen). Das Erfassen weiterer Daten durch den Arbeitgeber ist nur dann zulässig, wenn dies in gesonderten Regelungen vorgeschrieben ist. So kann zum Beispiel ein polizeiliches Führungszeugnis nur dann verlangt werden, wenn eine Rechtsgrundlage dafür besteht (u.a. bei Lehrern, Privatdetektiven). Verboten ist auch, die Daten eines Bewerbers zu seinem Familienstand oder Sexualleben zu erheben.
Lebensläufe der Bewerber
Sollte der Bewerber in seinem Lebenslauf aus eigenem Antrieb mehrere Informationen, als dies gesetzlich vorgeschrieben ist, angeben, werden diese Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeitet. Die Datenschutzbehörde weist dabei darauf hin, dass die Einwilligung sowohl in Form einer Erklärung als auch durch Verhalten des Bewerbers erteilt wird. Für die Nutzung der Bewerbungsunterlagen in den künftigen Bewerbungsverfahren muss der Arbeitgeber eine weitere Einwilligung des Bewerbers einholen.
Online-Recruiting
Bei den Bewerbungsverfahren im Internet sollten Arbeitgeber vor allem überprüfen, ob mit dem Anbieter des Stellenportals ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden muss. Die Einbeziehung eines Personalvermittlers bedeutet jedoch nicht, dass anonyme Bewerbungsverfahren durchgeführt werden können. Der Bewerber muss ordnungsgemäß über die Einzelheiten der Verarbeitung seiner Daten in dem Recruiting-Prozess informiert werden. Insbesondere muss er die Information erhalten, wer der Verantwortliche für die Verarbeitung seiner Daten ist. Die Informationspflicht nach den Vorschriften der DSGVO muss also gegenüber den Bewerbern erfüllt werden. Die datenschutzrechtliche Information kann entweder bei die Stellenausschreibung berücksichtigt oder dem Bewerber nach dem Eingang seiner Bewerbungsunterlagen erteilt werden. Was die Nutzung von sozialen Medien in Bewerbungsverfahren betrifft, so hat sich die polnische Datenschutzbehörde dazu sehr zurückhaltend geäußert.
Weitere Änderungen in Sicht
In den kommenden Monaten sind weitere Änderungen bezüglich der Datenverarbeitung in den Arbeitsverhältnissen und in dem Bewerbungsverfahren zu erwarten. Die polnische Regierung arbeitet an einem Entwurf des Gesetzes zur Änderung bestimmter Gesetze in Verbindung mit DSGVO[2]. Gemäß dem Gesetzesentwurf sind auch Änderungen in dem polnischen Arbeitsgesetzbuch vorgesehen.
Vor diesem Hintergrund sollten Arbeitgeber überprüfen, ob die Bewerbungsprozesse in ihren Betrieben datenschutzkonform sind und ihre Personalabteilungen auf die Änderungen von Rechtsvorschriften vorbereiten.
[1] Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców [Datenschutz am Arbeitsplatz. Leitlinien für Arbeitgeber], Quelle: https://uodo.gov.pl/pl/138/545.
[2] Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 z dnia 7.06.2018 [Entwurf des Gesetzes zur Änderung bestimmter Gesetze in Verbindung mit der Verordnung 2016/679 vom 7.06.2018], Quelle: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12302951/katalog/12457737#12457737
