Unternehmer werden durch ein neues Gesetz verpflichtet, Informationen über ihre wirtschaftlichen Eigentümer an ein Zentralregister zu melden.
Das Gesetz vom 1. März 2018 über die Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (im Weiteren: „Gesetz“) ist am 12. April 2018 bekanntgemacht worden und tritt am 13. Juli 2018 in Kraft.[1] Davon ausgenommen sind die Bestimmungen bezüglich der Informationen über wirtschaftliche Eigentümer und des Zentralregisters der wirtschaftlichen Eigentümer (im Weiteren: „Zentralregister“), die 18 Monate nach Bekanntmachung des Gesetzes, also am 13. Oktober 2019, in Kraft treten.
Vom Gesetz sind folgende Institute (Verpflichteten) erfasst:
- Banken, Investmentfonds, Treuhandfonds, Kreditfonds;
- Wechselstuben, mitunter auch online Wechselstuben und der Wechsel digitaler Währungen
- Zahlungsinstitute;
- Makler und Unternehmen, die einen regulierten Markt betreiben;
- Versicherungsgesellschaften, Versicherungsvermittler, Immobilienmakler;
- Dienstleistungserbringende Unternehmen:
- Gründung der Organisationseinheiten,
- Vornahme von Geschäftsführungsaufgaben innerhalb der Organisationseinheit,
- Bereitstellung einer Geschäftsstelle/ eines Sitzes für die Organisationseinheit,
- Führung eines Trusts;
- Unternehmer, die Barzahlungen über 10.000 EUR annehmen bzw. selbst tätigen und zwar in einem Geschäftsvorgang oder in mehreren aufeinander folgenden, die miteinander zusammenhängen;
- Unternehmer, die Sicherheitsfächer/ Safes zur Verfügung stellen.
Außer der im Gesetz vorgesehenen Pflichten hinsichtlich der Risikobewertung, der Sicherheitsmaßnahmen sowie des AML-Verfahrens (darüber berichten wir hier), wird die Meldepflicht über wirtschaftliche Eigentümer der in dem Gesetz aufgelisteten Gesellschaften eingeführt. Die diesbezüglichen Informationen werden in das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer eingetragen. Das Zentralregister wird als elektronisches Datenverarbeitungssystem 18 Monate nach Bekanntmachung des Gesetzes eingerichtet.
Im Hinblick auf die durch das Gesetz vorgesehene Meldepflicht bezüglich der wirtschaftlichen Eigentümer sowie ihre Aktualisierung ist darauf hinzuweisen, dass sie nicht nur die Verpflichteten betreffen wird, sondern jede Gesellschaft in folgender Rechtsform:
- Offene Handelsgesellschaften
- Kommanditgesellschaften
- Kommanditgesellschaften auf Aktien
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung
- Aktiengesellschaften, mit Ausnahme von öffentlichen, an der Börse notierten Unternehmen i.S.d. Gesetzes vom 29. Juli 2005 über die öffentlichen Angebote und Bedingungen zur Einführung von Finanzinstrumenten zur Systemorganisation.
Die oben genannten Unternehmen werden zu folgenden Handlungen verpflichtet:
- Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer an das Zentralregister innerhalb von 6 Monaten ab dem Tag des Inkrafttretens des 6 Abschnitts des Gesetzes betreffend das Zentralregister;
- Aktualisierung von Informationen über wirtschaftliche Eigentümer innerhalb der Frist von 7 Tagen ab dem Zeitpunkt der Änderung der übergebenen Informationen.
Informationen, die von der Meldepflicht an das Zentralregister erfasst sind:
Firmenidentifikationsdaten:
- Name (Firma),
- Rechtsform,
- Sitz/ Hauptniederlassung,
- Registriernummer im Landesgerichtsregister,
- Umsatzsteuer- Identifizierungsnummer.
Identifikationsangaben des wirtschaftlichen Eigentümers und des Organmitglieds, das zur Vertretung der Gesellschaft befugt ist:
- Vorname und Nachname,
- Staatsbürgerschaft,
- Wohnsitz,
- Identitätsnummer/ PESEL- Nummer oder Geburtsdatum- für Personen ohne PESEL- Nummer,
- Information über den Umfang und den Charakter des Anteils oder der Berechtigungen der wirtschaftlichen Eigentümer.
Die Meldung ist von der Person vorzunehmen, die befugt ist, die Gesellschaft zu vertreten. Sie erfolgt in Form eines elektronischen Dokuments, versehen mit der qualifizierten elektronischen Signatur oder der Unterschrift, deren Profil durch ePUAP bestätigt wird, entsprechend des Entwurfs, der durch den Finanzminister zugänglich gemacht wird.
Die Meldung enthält eine Erklärung über die Richtigkeit der dem Zentralregister gemeldeten Informationen, die unter Strafe des Meineids für die falsche Erklärung eingebracht wird.
Das Zentralregister wird öffentlich sein. Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Register werden bestimmte Vorschriften über den Datenschutz (hinsichtlich des Dateninhalts, der Art und des Zeitpunkts der Zulässigkeit der Datenverarbeitung sowie der Zugänglichkeit der Daten für andere Personen) keine Anwendung finden.
Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Meldepflicht bezüglich der wirtschaftlichen Eigentümer innerhalb der im Gesetz normierten Fristen, droht eine Geldstrafe bis 1.000.000 PLN.
[1] Abrufbar unter: http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000723/U/D20180723Lj.pdf, letzter Zugang: 4.07.2018.
